W artykule opowiemy o usprawnieniu w zarządzaniu projektem...

Projekt to tymczasowa działalność, podejmowana w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi bądź osiągnięcia unikalnego rezultatu.
Co do zasady (a taką przyjmijmy na potrzeby naszych rozważań w projektach IT) - projekty realizują zespoły.
Niczym odkrywczym nie będzie, że zespół to zbiór różnorodnych osób, doświadczeń i temperamentów.
A tym wszystkim ktoś musi zarządzić... Ktoś, czyli Manager Projektu - Project Manager

O czym zatem ten artykuł?
Wnioski już są jak się domyślacie po tytule 😊

Obserwacje naszych klientów z niezadowolenia z działań Project Managerów<pokazują, że niemała część z nich w projektach - to "listonosze".
Listonosze, którzy to na grupach dystrybucyjnych, zespołach roboczych w dedykowanych aplikacjach czy też na mailach przekazują wcześniej przygotowaną przez kogoś wiadomość.
Zdarza się czasem, że zadania ów listonosza rozszerzają się do wrzucenia w kalendarz tele-spotkania zespołu do Zoom czy Webex.
Hmm... ale czy to są zadania dla Project Managera czy też dla Project Stewarda (Juliora) albo może automatu(!) ?

No właśnie... dlaczego nie zastąpić działań "listonosza" automatem?
Tak też postąpiliśmy w jednym z projektów u naszego Klienta, który zgłosił się z problemem "niedostatecznego zarządzania i organizacji projektu wdrożenia ERP i APS".

Co zatem zaproponowaliśmy?
A więc po kolei:

• Zdefiniowanie jasnych odpowiedzialności przez opisanie macierzy RASCI dla uczestników projektu;
• Włączenie do zarządzania projektem oraz komunikacją dedykowanych i profesjonalnych narzędzi wspierających WBS, RBS, Harmonogram z graficzną prezentacją Gantt, ścieżką krytyczną, tablicą Kanban, wsparciem dla Scrum). Szerokie użycie narzędzi z pakietu O365 jak i OpenSource;
• Tam - gdzie tylko to możliwe - uruchomienie automatów opartych na PowerApps, integracji oraz WorkFlow. Jak się okazało - dystrybuowanie wiadomości (zazwyczaj forwardowanie maili) stanowiło 80% czasu operacyjnego raportowanego przez Managera Projektu!
  Dzięki temu - przepływ informacji, szybkość podejmowania decyzji i transparentność w projekcie wzrosła ekwipotencjalnie 😍
• Określenie jasnej odpowiedzialności i zadań dla Managera Projektu (wcześniej niezdefiniowanych): odpowiedzialność za budżet, ustalone terminy kamieni milowych oraz realizację zakresu wg. MoSCoW;
• Dołączenie do zespołu projektowego Architekta (z zespołu ABIT), który "włożył" projekt na właściwe tory (opisane w powyższych punktach) oraz monitorował jego realizację.
  Oczywiście ten ostatni punkt był pierwszy 🤗